Voorkom de top 5 fouten bij aanschaf van bedrijfs-IT

De keuze van het juiste IT-product dat aan je wensen moet voldoen, kan een uitdaging zijn. Er zijn veel verschillende redenen te bedenken waarom een IT-project kan falen; implementatie, resourcing, miscalculatie, technologie, gebrek aan training of verandermanagement, maar de ergste reden is toch wel om een project te beginnen en een verkeerde keuze qua product te maken.

Om deze fout te helpen voorkomen, halen we inspiratie bij Jarrod Gingras vandaan,  Analyst Director Advisory Services bij de  Real Story Group. Hij heeft de vijf meest gemaakte fouten die organisaties maken bij de aanschaf van IT-producten op een rij gezet. Als ervaringsdeskundige kan ik beamen dat hij het volledig bij het rechte eind heeft.

Fout #1: verkeerde leverancierskeuze

Om de juiste leverancier te kiezen, is het opstellen van een keuzelijst gebaseerd op een gedetailleerd programma van eisen, essentieel. Dit lijkt een voor de hand liggende benadering, maar het kan lastig zijn omdat het niet makkelijk is om vantevoren exact te bepalen wat voor soort product je nodig gaat hebben. Aanverwante producten lijken op het eerste gezicht ook vaak dezelfde functionaliteit te leveren maar het is belangrijk dat je een product kiest dat daadwerkelijk aan de behoefte voldoet. Laat daarom de leverancier een formele reactie geven op elke gevraagde functionaliteit in je programma van eisen.

Door de functionaliteit van het product proberen in te passen of te vergelijken met vooraf bepaalde scenarios uit de gangbare bedrijfsvoering kun je bepalen of het product voldoet aan de wensen. Wees hierbij niet bang kleine procesveranderingen later door te voeren als deze efficienter blijken te zijn en beter passen bij het product dat je gaat kiezen. Vastgeroest zitten in een proces dat “al jaren zo werkt” kan veel kosten met zich meebrengen voor maatwerk. Buiten economische motieven is praktijkervaring onmisbaar om eventuele uitzonderingssituaties die niet goed door het product worden gedekt van te voren te herkennen. Belangrijk hierbij is om vertegenwoordigers van de werkvloer mee te laten denken, want uiteindelijk moeten zij het pakket gaan accepteren en ermee gaan werken.

Fout #2: afgaan op standaard demonstraties

Kies nooit een product op basis van een standaard demonstratie op het kantoor van de leverancier. Zorg dat de leverancier op je eigen locatie het product laat zien. Hou er rekening mee dat de leverancier altijd de meest sterke functionaliteiten zal willen laten zien waarbij de zwakkere punten bewust worden vermeden. Blijf je daarom altijd concentreren op de belangrijkste basis behoeftes en laat je niet afleiden door allerlei mooi uitziende rand functionaliteiten.

Verschillende producten zullen de basisfunctionaliteiten op verschillende manieren dekken. Houd ten alle tijden je primaire processen in het achterhoofd. Kijk hoe het product omgaat met je processen en workflows en welke functionaliteit en rapportage mogelijkheden er zijn in elk deel van het proces. Zorg ervoor dat de leverancier tijdens de demonstratie bewijst dat het product in staat is om je processen en workflow het hoofd te bieden. Gebruik een scenario of use-case gebaseerde benadering zodat ook de leverancier goed begrijpt wat je nodig hebt.

Fout #3: geen inzicht hebben in het volledige implementatietraject

Een gebruikelijke fout bij de aanschaf van een bedrijfsapplicatie is dat er teveel hooi op de vork wordt genomen en dat de eigen capaciteiten ten aanzien van implementatie worden overschat. Vaak is de scope te uitgebreid en wordt er te opportunistisch ingekocht. Het is belangrijk te begrijpen wat de risco’s en impact zijn van een implementatie op de lopende en toekomstige organisatie. Laat je daarom adviseren door een integrator en/of het professional services team van de leverancier. Er lijkt geen vastomlijnde manier te zijn om te kiezen wie je gaat vragen voor dit soort advies en dit kan dus lastig zijn. De keuze kan afhangen van factoren zoals een goede verstandhouding tussen jouw team en het team van de adviseurs of bewezen referenties in soortgelijke implementaties. Als implementatie belangrijk is, dan is het aan te bevelen om de originele eisen en wensenlijst voor te leggen aan de leveranciers en de integrators, om daarna samen een keuze te maken.

Fout #4: onvolledig testen van de geboden oplossing

Het komt regelmatig voor dat organisaties een product kopen alleen op basis van een demonstratie. Het moge duidelijk zijn dat een demonstratie niet kan voorspellen hoe een product gaat werken in jouw omgeving. Zelfs als je maar één leverancier uitnodigt, is de ideale manier om vooraf een proof-of-concept test af te spreken waarbij je het product gaat testen in een afgesloten maar zo getrouw mogelijke productieomgeving. Dit geeft de mogelijkheid om te kijken hoe het product integreert met de bestaande systemen en processen. Verder helpt dit om om het implementatieteam beter te leren kennen en geeft dit ook de afgevaardigden van de werkvloer de kans om hun mening te geven over het product.

Fout #5: te lang wachten met onderhandelen

Hoe je het ook wendt of keert, uiteindelijk gaat inkopen van elk product om het verkrijgen van de beste deal. Zorg er dus voor dat je op tijd onderhandelt over kortingen en extra voorwaarden. Onderhandelen doe je voordat je de uiteindelijke keuze hebt gemaakt. De beste timing hiervoor is direct na het ontvangen van de RFP-antwoorden of tijdens de on-site demonstraties. Houd er rekening mee dat het inkopen van bedrijfsapplicatiesoftware eigenlijk een contractonderhandeling is waarbij veel factoren ter sprake komen zoals afspraken over de scope, deliverables, onderhoud, SLA’s en allerlei juridische voorwaarden en aansprakelijkheden. Zorg er dus voor dat je commerciele team vanaf het begin betrokken is.

Wat zijn jullie ervaringen?


Marcel van Wort is Managing Consultant bij Orange Business Services sinds 1998. Zijn specialismen zijn: Security consulting en auditing, Information Security Risk Assessments, Cloud computing, IT Security Policy development, ITIL, ontwikkelen van Information Security Management Systems en Advanced Project Management skills.

Over Marcel van Wort