“Aanbestedingsregels moeten anders”

Een half miljoen euro heeft het de belastingbetaler alleen al in de eerste drie jaar gekost. Crisis.nl, de website die iedereen moet informeren in het geval van een crisis. Sinds de lancering in 2006 heeft de website keer op keer op belangrijke momenten gefaald door een tekort aan capaciteit en het onnodig complex maken van de achterliggende systemen. Dit is slechts een van de vele voorbeelden van ICT-projecten voor de overheid die gefaald zijn.

Als protest tegen de hoge kosten van ICT-projecten van de overheid hebben wij de website crisis2.nl gelanceerd. Voor minder dan tienduizend euro! De totale kosten voor een periode van drie jaar zijn geschat op ongeveer een kwart van de huidige kosten van crisis.nl.

Het probleem van dit soort gefaalde projecten begint bij de aanbestedingsregels en de uitvoering van deze regels. Hieronder een aantal veel voorkomende problemen bij aanbestedingen.

Omzet
De EenVandaag-reportage over het falen van ICT-projecten bij de overheid, werd gemaakt omdat wij bekend maakten dat we crisis2.nl hadden gelanceerd.

In deze reportage werd als grootste probleem de absurde omzet-eisen van tientallen miljoenen euro’s genoemd, die zelfs worden gehanteerd bij de kleinere projecten van een paar ton. Omzet is in beginsel al een slechte maatstaaf. Het zegt helemaal niets over de financiële gezondheid van een bedrijf en daarnaast kan omzet overal vandaan komen; computerapparatuur doorverkopen levert over het algemeen veel makkelijker een hoge omzet dan het bieden van bijvoorbeeld hostingdiensten.

Door deze omzeteisen blijft er vaak een kleine groep bedrijven, de zogenaamde ‘big five’, over. Hierdoor krijgen bedrijven uit de MKB sector vaak geen kans.

Samenwerken
Het is volgens de aanbestedingsregels mogelijk om samen te werken met andere bedrijven. Samenwerking biedt de mogelijkheid om samen aan de eisen te voldoen die gesteld worden aan een aanbesteding. Maar een samenwerking is lang niet altijd positief. Men wordt afhankelijk van elkaar en werkt in veel gevallen alleen samen om de opdracht te krijgen. Dit terwijl het vaak prima of zelfs beter en goedkoper door één bedrijf gedaan kan worden.

Geschatte waarde
Een opvallend punt bij aanbestedingen is de geschatte waarde van een project. Veelal zijn de geschatte waarden vaak onrealistisch hoog of breed geschat zodat ook de omzet-eis automatisch zeer hoog wordt, met de genoemde gevolgen van dien. En het is natuurlijk vreemd om vooraf al een indicatie te geven van wat het moet gaan kosten. Je gaat ook niet naar de supermarkt om daar te vragen naar een pakje boter tussen de vijf en vijftien euro, terwijl u hetzelfde pakje boter ook voor twee euro kan krijgen? En wat let de supermarkt vervolgens om u dat pakje boter dan niet voor twaalf euro te verkopen?

Referenties
Het is gebruikelijk dat toekomstige klanten vragen om referenties om te bepalen of ze met het juiste bedrijf zaken gaan doen. Bij aanbestedingen worden regelmatig referenties gevraagd die voldoen aan een bepaalde (ook vaak weer absurd hoge) omzetwaarde of het eerder hebben gedaan van soortgelijke aanbestedingen. Hierdoor ontstaat er een situatie dat bedrijven die niet in de aanbestedingsmolen zitten, er vrijwel op geen enkele wijze in kunnen komen.

Voor herhaling vatbaar
Bedrijven die in het verleden een overheidsaanbesteding hebben “gewonnen” en gefaald hebben, zoals bijvoorbeeld bij crisis.nl, kunnen gewoon weer meedoen bij de volgende aanbesteding. Om de simpele reden dat ze aan de gestelde eisen voldoen, er wordt niet gekeken naar de prestaties in het verleden. En hoe is er met zekerheid te zeggen dat dit bedrijf niet nogmaals faalt?

Verboden prijsafspraken?
De combinatie van de aanbestedingsregels en de huidige toepassing ervan, zorgt ervoor dat een groep met daarin slechts een beperkt aantal bedrijven in Nederland steeds de aanbestedingsopdrachten uitvoeren. Dit zijn de bedrijven die al jaren dit soort projecten uitvoeren en regelmatig falen. De groep is zo klein dat deze vaak van elkaar weten dat ze meedoen. Het gevaar voor verboden prijsafspraken, zoals destijds ook in de bouw is gebeurd, ligt hierdoor op de loer…


Kevin Roelofs is Business Consultant bij Shock Media B.V. en adviseert klanten bij het beantwoorden van bedrijfskritische internet en server vraagstukken. Shock Media B.V. is een Internet Service Provider gespecialiseerd in High Available managed server oplossingen.

Over Kevin Roelofs