E-mail checken op vakantie. Wel of niet doen?

Op 27 augustus ben ik na 10 dagen vakantie weer begonnen! Een dag waar ik niet tegenop keek, aangezien ik precies wist hoe mijn inbox er uit zag. Ik hou namelijk mijn e-mail ook tijdens mijn vakantie in de gaten. Goed of niet? Daar zullen de meningen over verschillen.

Persoonlijk vind ik het niet meer dan logisch. Ik ben een ondernemer en baas van een bedrijf, dus ik wil graag op de hoogte blijven, maar waarom reageren mensen hier soms heftig op? Is het zo erg gewoon even je berichten te checken en wat mag je eigenlijk van (je) personeel verwachten?

Indien je er voor kiest om je e-mail te checken, maak dan wel gebruik van deze tips:

  • Doe dit af en toe. Het constant loeren naar je rode-blackberry-lampje is sowieso geen goede eigenschap (ook niet buiten je vakantie) en je hoeft heus niet de hele vakantie je telefoon mee te nemen. Eens per dag lijkt me prima.
  • Zorg voor een goede autoresponder.
  • Maak een apart mapje aan voor CC-berichten. Deze hoef je niet te lezen tijdens je vakantie. Ook dit is eigenlijk een tip die je altijd wel kunt toepassen.
  • Meld je af voor onzinnige nieuwsbrieven die je nooit leest en laat interessante nieuwsbrieven in een aparte map landen.
  • Stel je collega’s op de hoogte van je vakantie. Dat scheelt ook heel veel e-mail.
  • Maak een mapje ”na de vakantie” aan

 

Op deze manier blijven er een aantal mailtjes per dag over waarmee je iets kunt doen of kunt verplaatsen naar het mapje “na de vakantie”.

Deze werkwijze voorkomt een overvolle mailbox na je vakantie. Sommige mensen hebben na hun eerste dag namelijk gelijk weer een week vakantie nodig. Het geeft (mij) een fijn gevoel dat alles onder controle is en er geen verassingen zijn. Dat geeft een beter gevoel dan het niet zeker weten. Ook voor je collega’s is het fijn om af en toe wat te kunnen sturen, zonder dat je meteen het idee hebt iemand helemaal te storen tijdens een vakantie of niets terug te krijgen.

Mensen die hun e-mail niet willen checken omdat ze tijdens de vakantie juist geen stress willen kunnen dit wellicht gebruiken als een signaal. Vakantie is heerlijk, maar mijn inziens geen vluchtmoment van werk. Daar los je niets mee op, want met 2 weken per jaar kun je geen 50 weken stress compenseren. Dat is iets dat je bij de wortel moet aanpakken anders gaat het een keer fout. Indien je werk op orde is en je houdt van je werk, dan zou het bekijken van de e-mail toch geen stress hoeven mee te brengen? Los van het feit of je er voor kiest of niet.

Maar er zijn natuurlijk uitzonderingen! Ik hoef tijdens mijn vakantie niet per se toegang tot bijvoorbeeld de klachtenbox, aangezien dit soort werkzaamheden worden overgedragen en je er toch niets mee hoeft te doen. Ook al is een klacht een kans, het is niet leuk om met negatieve zaken bezig te zijn tijdens een vakantie. Logisch.

Of iedereen dit zou moeten doen? Ik denk dat het op management-niveau een goed teken is als je gewoon connected blijft met het bedrijf. Ook tijdens de vakantie blijf je verantwoordelijk en het geeft een goed signaal af naar je mensen en het feit dat ze je kunnen bereiken geeft ook rust bij de afdeling,

Dat iemand op de werkvloer die geen directe e-mail ontvangt van klanten een mailbox tijdens een vakantie niet bekijkt vind ik niet erg vreemd, maar laten we in ieder geval niet doen dat het een vreselijke eigenschap is als je het wel doet. Als je geen afstand kunt nemen van je werk indien je wel e-mail ontvangt, dan ligt het probleem misschien eerder bij het ‘afstand nemen’. Eigenlijk zou je het alleen al eens moeten doen om te kijken of je er inderdaad stress van krijgt. Dan is het direct een mooi moment om daar iets mee te doen, want de e-mail is vaak geen oorzaak van de stress, maar een symptoom!

Voor mij werkt het in ieder geval heel positief!

P.S. Ik heb een heerlijke vakantie gehad.



Gerben van Leeuwen
is eigenaar van Argeweb en Amsio. Hij bemoeit zich persoonlijk met (online) marketing en uiteraard de totale bedrijfsvoering en strategie. Gerben heeft onder andere met het concept webmee.tv: het webhosten dichterbij het grote publiek willen brengen en hij blijft zich hier ook voor inzetten.

Dit artikel was 27 augustus 2012 op de blog van Gerben te lezen en is met toestemming op deze website overgenomen.

Over Gerben van Leeuwen

Laatste artikelen