Daar koop ik liever hardware voor! 7 Event Strategie Budget Tips

Het kwam in mijn eerste artikel al kort naar voren. Gemiddeld besteden bedrijven zo’n 20% van hun marketing budget aan events. Als een logisch gevolg daarvan zijn niet alle event budgets gelijk geschapen. Waar de event managers van sommige soft- en hardwarereuzen zich mogen wentelen in luxe. Moeten de marketingafdelingen van middelgrote netwerken en webhosters de klus klaren met een veel bescheidener budget. Gelukkig zijn er ook event-strategieën te bedenken voor de minder dik gevulde marketing portemonnee. Hieronder 7 tips voor het behalen van een maximaal resultaat uit een meer bescheiden event budget.

Tip 1. (Her)definieer je event doelstellingen

Dit klinkt misschien als het intrappen van een open deur maar in werkelijkheid – en uit eigen ervaring – blijkt dit vaak niet het geval. Wanneer bedrijven events organiseren of er aan deelnemen streven ze vaak de volgende doelen na:

  • publiciteit genereren;
  • merkbekendheid verhogen;
  • nieuwe klanten aantrekken;
  • personeel werven;
  • bestaande relaties versterken.

Wanneer je gebonden bent aan een bescheiden budget kan het (her)definiëren van je event doelstellingen helpen bij het aanbrengen van focus. Door je te richten op 1 á 2 doelstellingen per event wordt het behalen van deze doelstellingen meteen een stuk realistischer.

Tip 2. Creëer budget overeenstemming

Wat er wel en wat er niet in het event budget thuis hoort verschilt per organisatie. Bij sommige bedrijven vallen reiskosten, logies, event tickets en giveaways binnen het evenementen budget. Andere organisaties houden er een apart budget voor bijvoorbeeld reizen of giveaways op na. Voordat er kosten voor een event worden geboekt is het van belang dat er intern overeenstemming bestaat over wat er wel en wat er niet vanuit het event budget wordt betaald. Dit helpt om financiële verassingen achteraf te voorkomen.

Tip 3. Onderzoek events

Bepalen welke events voor je organisatie van belang zijn is niet altijd eenvoudig. Omdat de concurrent er staat of omdat bekenden zeggen dat het ‘the place to be’ is. Dit betekent niet dat een event ook de juiste plaats is om je eigen doelstellingen te behalen. De volgende zaken zou je minimaal moeten onderzoeken, voordat je besluit om een event te bezoeken, er te exposeren of het te sponsoren:

  • De focus van een event.
  • Het bezoekersprofiel.
  • Het verwachte aantal bezoekers.
  • De netwerk-, expositie- en sponsormogelijkheden.
  • Ticket-, sponsor- en expositieruimte-prijzen.

Het matchen van je onderzoeksresultaten met je event doelstellingen en -budget helpt bij het bepalen van de waarde van een event. Op deze manier kan je van te voren al redelijk inschatten of een event de investering waard is of dat een ander event meer passend is.

Tip 4. Plan events tijdig

Begin zo vroeg mogelijk met het plannen van event bezoeken, event sponsoring en expositie deelnames. Organisaties die ruim van te voren weten waar ze in het volgende jaar naar toe zullen gaan kunnen enorm besparen op vliegtickets en hotelboekingen. Veel event organisatoren bieden daarnaast earlybird tickets of geven vroegboek-kortingen aan event-sponsoren en -exposanten.

Tip 5. Zoek naar gratis events

Lang niet alle georganiseerde events zijn betaalde events. Ga eens op zoek naar gratis en lokaal georganiseerde conferenties, beurzen, member- en netwerk-events. Ook sommige commerciële events bieden gratis toegang tot sponsorruimtes of de expositievloer. En als je dan gaat, vergeet dan niet om je T-shirt met bedrijfslogo te dragen en een voorraad businesscards in je zak te steken.

Tip 6. Deel je expositieruimte

Niet alle commerciële event-organisatoren staan het toe maar gezamenlijk exposeren met een channel-partner kan een manier zijn om voor de helft van het geld toch op een groot of duur event te exposeren. Misschien verzin je met een beetje creativiteit zelfs nog een geweldige gezamenlijke actie, exclusief voor event-bezoekers.

Tip 7. Organiseer je eigen ‘side gig’

Last but not least. Organiseer je eigen ‘side gig’. Is er een grote conferentie in de buurt? Maak van de gelegenheid gebruik en zoek uit welke interessante contacten op het event aanwezig zullen zijn en nodig deze voor of na het event uit voor een borrel of diner. Je relaties zullen het aanbod waarderen en het geeft meteen een goede gelegenheid om in een ontspannen omgeving bij te praten met je klanten.

Over Anna Kocks

Anna Kocks is eigenaar van The Red Dress Effect en initiatiefnemer van alltechconferences.com (de eerste doorzoekbare online global tech event directory). Ze helpt bedrijven om van hun events meetbaar effectieve marketing tools te maken. Het herstructureren van het evenementen beleid maar ook event marketing en event organisatie horen daar bij. Het bijwonen van en deelnemen aan events is belangrijk binnen onze industrie en daarmee ook de resultaten en kwaliteit van deze events. Voor die kwaliteit en resultaten wil Anna zich hard maken.