Het probleem van publieke filesharing diensten binnen ondernemingen

ScreenshotOsterman630455Het soort filesharing waar dit artikel overgaat heeft niets te maken met piraterij, maar over de manier waarop vandaag de dag werknemers omgaan met werk gerelateerde bestanden.

Bestanden worden aangemaakt, geopend, bewerkt en ook gedeeld met collega’s en zakenpartners. Ook dat is filesharing en daarbij hoort het synchroniseren van die bestanden, zodat iedereen met dezelfde versie werkt.

Een alleraardigst onderzoek naar de plussen en minnen van CFSS (Consumer-focused File Sync and Share) is enkele maanden geleden in de USA gepubliceerd. Het is een onderzoek gedaan in opdracht van vijf aanbieders van Zakelijke FSS diensten (EFSS – met de E van Enterprise) uitgevoerd door Osterman Research. Ondanks die link en de focus op de Amerikaanse markt is het iets waar ook Nederlandse partijen mee uit de voeten kunnen. Je kunt na het rapport gelezen te hebben namelijk een goed onderbouwd antwoord geven op de vraag: waarom zou ik voor jou betaalde FSS oplossing kiezen, Dropbox is toch gratis en ook goed?

Dropbox is min of meer gratis en het werkt naar behoren, dat verklaart waarom het ook op de werkvloer heel veel wordt gebruikt. Het is overigens niet eens de meest gebruikte FSS, dat is en blijft namelijk e-mail. Het wordt waarschijnlijk door velen over het hoofd gezien maar tot 95% van de werknemers wisselt via e-mail bestanden uit, dat is een vorm van FSS. Een vorm waarbij gebruikt wordt gemaakt van iets anders dan een gratis Hotmail of Gmail account. Mail heeft echter technische beperkingen dus menig werknemer grijpt naar Gdrive, Dropbox, iCloud of een andere oplossing. Al deze oplossingen zijn risicovol, Osterman somt de tekortkomingen op:

  • de storage is veilig, de communicatie met de dienst is dat default niet en de wachtwoordpolicies zijn niet compatibel met wat een serieus bedrijf aan de werknemers oplegt, dan wel wat het de werknemers moet opleggen;
  • de diensten zijn extreem gewilde doelen van hackers, juist ook omdat er zo enorm veel data voor het oprapen ligt;
  • gratis diensten ondersteunen geen versiebeheer van documenten en houden evenmin bij wie wat wanneer heeft ingezien. Daarmee komen deze toepassingen nooit door een gedegen audit en is het bedrijf op dat punt (ongewild) niet compliant;
  • sommige gratis diensten voegen een hash toe voor opslag, encryptie of verzending. Dat is onverenigbaar met data integriteit;
  • het overzicht op data vermindert, dan ben je ook niet compliant meer;
  • door de in de regel onveilige communicatietrajecten is er kans op ongezien aftappen van bedrijfsdata.

Al deze punten kloppen en zijn ook in Nederland relevant. Vraag is waarom er dan toch zo weinig aandacht heet te zijn voor betaalde oplossingen. Ook daar is Osterman in gedoken en wat blijkt: perceptie van de bedrijven is de grootste barrière. Men denkt dat betaalde FSS, een EFSS dus, duur is, veel ressources vergt en het belangrijkste men weet heel vaak niet dat er alternatieven zijn.

Als je een alternatief voor Dropbox levert of ondersteunt, dat wel aan de regels voor document management voldoet is dit onderzoek (DL-link) een steun in de rug voor het verkopen van die propositie.

Over Redactie ISP Today

ISP Today is het Nederlandstalige platform voor de Internet Service Providers in Nederland. We presenteren nieuws van redactionele kwaliteit met relevantie voor de Nederlandse ISP community. Internet Service Providers en met name de mensen daarachter staan centraal op ISP Today.