Startup tips! (deel 4: Contracten & algemene voorwaarden)

Een goed begin is het halve werk! Maar wat is goed en wat is fout? Dat is wel een hele absolute levensvraag om op een doordeweekse dag in een blog te beantwoorden. Dit ben ik ook niet van plan maar voor beginnende clouddienstverleners heb ik wel een paar goede tips. De tips zijn bedoeld om vragen van klanten ten aanzien van de continuïteit en veiligheid te kunnen beantwoorden. Want naarmate je als clouddienstverlener grotere klanten krijgt zullen vragen als ‘Wat gebeurt er met de dienst als jij in financiële problemen komt?’ en ‘Waar wordt mijn data opgeslagen en hoe veilig is dat?’. Om deze vragen te kunnen beantwoorden is het zaak vroeg maatregelen te nemen.

In deze blogserie behandel ik verschillende onderwerpen waar een beginnende clouddienstverlener aandacht aan zou moeten besteden. De onderwerpen zijn (i) keuze rechtsvorm, (ii) Intellectueel eigendom (iii) privacy en security en (iv) contracten en algemene voorwaarden. Over deze onderwerpen geef ik aan wat de risico’s zijn en hoe die te beperken zijn. Daarbij focus ik niet alleen op de juridische kant van de zaak maar kijk ik ook naar praktische tips.

Het is vaak onmogelijk om alles in één keer goed te regelen dus er wordt per onderwerp onderscheid gemaakt in een beginfase en een latere fase waarin een startup zich kan bevinden.

4. Contracten & algemene voorwaarden

Beginfase

De overeenkomst die met de klant gesloten wordt is de basis van je dienstverlening. De overeenkomst zal door de meeste clouddienstverleners, zeker in de startup-fase, digitaal worden gesloten. Om klanten online gemakkelijk aan te sluiten is een online registratieformulier vaak voldoende. Let er hierbij op dat dit op een reproduceerbare manier wordt gedaan. Je wil niet in een bewijsdiscussie komen met een partij die wel of niet meent een overeenkomst te hebben gesloten. Zorg dus dat dit technisch in orde is.
Goede algemene voorwaarden zijn de eerste defensielijn om risico’s af te dekken. Veel ondernemers kopiëren voorwaarden van een vergelijkbare concurrent maar dit raad ik toch af. Wanneer de voorwaarden van de concurrent op basis van een ander rechtssysteem zijn geschreven dan zal een groot gedeelte nutteloos en/of juridisch onjuist zijn. Daarbij, als je een innovatieve dienst hebt (en dat heb je), zijn er altijd specifieke bepalingen nodig.

2e fase

In een later stadium kunnen er aparte service-overeenkomsten worden gesloten. In een Service Level Agreement (SLA) worden de ondersteunende diensten beschreven. Afspraken over beschikbaarheid, back-ups en change management zie je vaak terug in een SLA. Let er op dat de SLA slechts over de ondersteuning (service) gaat en dat er een duidelijke scheiding is met de hoofdovereenkomst of algemene voorwaarden.

De clouddienst die je levert kan in de loop van de tijd veranderen. Er kunnen meerdere functionaliteiten bijkomen die bepaalde risico’s en mogelijkheden met zich mee nemen. Ook de wet en regelgeving die op de dienst van toepassing is kan veranderen. Het is daarom verstandig om je juridische documenten regelmatig te checken. Het up-to-date houden van je algemene voorwaarden is net zo belangrijk als het opstellen zelf.


Dit artikel verscheen op 8 juli 2014 op cloudrecht.nl en is met toestemming van de auteur op ISP Today gepubliceerd.

Over Hugo Atzema

Hugo Atzema is juridisch adviseur bij ICTRecht. In 2012 heeft hij aan de Rijksuniversiteit Groningen de master Recht & ICT (Informaticarecht) afgerond. Tijdens zijn studie heeft hij ook ervaring in het buitenland opgedaan aan de University of East Anglia in Norwich (GB). Naast interesse in cookies heeft Hugo een brede interesse op het gebied van IT en recht. Hij houdt zich binnen ICTRecht met name bezig met Cloudrecht en start-ups.