Kennen gebruikers de beperkingen van e-mail wel?

Soms is een van de resultaten van onderzoek dat onverwachts op heel andere vlakken dat waar het onderzoek over ging business en klantengedrag ter discussie worden gesteld. Zoiets gebeurt door de onderzoekers als zijn voldoende verstand van de markt hebben waardoor ze signalen tijdig herkenden. Het komt echter ook voor als rapportages van vendoren die als downloads ter beschikking worden gesteld bij de lezer vragen oproept.

Dat laatste lijkt het geval bij het onderzoek dat Netfiles dinsdag online beschikbaar heeft gesteld (PDF). Netfiles is een Duits bedrijf en de core-business is het aanbieden van virtuele data opslag omgevingen en manieren veilig met die data om te gaan. Daarbij moet je denken aan het type data data dat door meerdere partijen ingezien en/of bewerkt moet kunnen worden. Daarbij geldt dat wie dat wanneer doet moet echter minutieus bijgehouden kunnen worden. Dat is dus niet het zelfde als een groupsaccount voor Dropbox of de inloggegevens van een Stack delen. Dit soort virtuele beschermde ruimtes worden veel toegepast bij M&A trajecten, het uitwisselen van gegevens voor rechtszaken, patenten en dergelijke. Bij de veilige communicatie valt uiteraard te denken aan sFTP achtige toepassingen.

Netfiles heeft onderzoek laten uitvoeren en daarvoor zijn iets meer dan 100 bedrijven benaderd. De N is tamelijk klein, het zijn ook zo te zien allemaal Duitse bedrijven. Wat dat betreft is enige voorzichtigheid op zijn plaats als het gaat om het een op een vertalen van de uitkomsten naar de Nederlandse markt. Desalniettemin zijn de bevindingen best intrigerend.

e-mail meest gebruikt

Bijna iedereen geeft aan data met derden uit te wisselen (logisch ook). De meesten verstaan daar onder facturen, offertes, maar ook ontwerpen en documentatie voor gemeenschappelijke projecten. Circa 63% geeft aan dat het hierbij gaat om twee richtingverkeer, zenden en ontvangen dus. Dat dergelijke bestanden waarde vertegenwoordigen is ook duidelijk bij de groep. Vervolgens komt er een bijzonder constatering: 45% van de ondervraagden gaf aan dat men daarom bij voorkeur koos voor e-mail als methode dergelijke bestanden te delen. Dat is wezenlijk meer dan Dropbox-achtigen (door in totaal 16% genoemd als meest gebruikte en een na meest gebruikte methode).

Wat mist de gebruiker

De onderzoekers zijn op elk van de antwoorden gaan inzoomen en deden dat met de vraag: wat mist u het meest bij deze methode. Bij e-mail was daar het meest genoteerde bezwaar de omvang van de bijlagen. Vanuit een simpel gebruikersperspectief is dat begrijpelijk, maar wordt daar niet vooral duidelijk dat er iets belangrijks mist? De meeste gebruikers lijken zaken als veilig transport, encryptie, versiebeheer en logging niet te missen.

Vanuit aanbieders perspectief moet dat vragen oproepen. Waarom mist de gebruiker dat niet? Is dat omdat hij/zij het onbelangrijk vindt of omdat het hem/haar onbekend is. Voor Netfiles zijn dit soort uitkomsten natuurlijk koren op de molen om de eigen diensten te promoten. Voor alle andere partijen kan dit onderzoek in ieder geval reden zijn de voordelen van veiligere mail net als de onvermijdelijk beperkingen van het protocol nogmaals uit te leggen aan de klanten en na te gaan hoe duidelijk de bestaande communicatie (faq, handleidingen e.d.) is.