Wat is er mis met open werkplekken en waarom is dat van belang?

Wat een werkplek is hoeft hier niet te worden uitgelegd. De lezer heeft een of meerdere werkplekken en zijn klanten hebben dat ook. Onderzoek naar betere werkplekken is voor de lezer dubbel interessant. Hij kan er zelf van profiteren en een vertaalslag naar zijn klanten maken.

Communicatie

Eind juni 2018 verscheen een onderzoek dat tot heden opmerkelijk weinig aandacht heeft gekregen. Forbes heeft er naar verwezen, maar omdat die actie midden in de hete zomer plaatsvond is een sneeuwbal effect uit gebleven. Het onderzoek is wel tientallen keren in de wetenschappelijk pers genoemd en inmiddels ook als bron voor verder onderzoek gebruikt.

Wat de twee auteurs, Ethan S. Bernstein en Stephen Turban, hebben gedaan is het antwoord zoeken op de vraag wat de impact is van open werkplekken op de F2F (face to face), e-mail en IM communicatie tussen medewerkers, collega’s. Voor de ISP Today lezers is het daarbij handig te weten dat het onderzoek is gedaan in Amerika waar cubicles echt bestaan. Die zijn daar quasi de standaard. Tot het plafond gesloten werkkamers komen daar minder voor dan hier. In zowel de States als Nederland is het verschijnsel open werkplek dan minder verschillend. Dat laatste zorgt ervoor dat de bevindingen van het onderzoek ook voor Nederland zullen opgaan.

Onderzoek bij twee bedrijven

Eerst is er bij een anoniem gebleven “Fortune 500” bedrijf dat overging van “gesloten” naar “open”
gevraagd wie van de medewerkers mee wilde doen aan het onderzoek. Daarbij werd voor een langere periode het communicatie gedrag gevolgd eerste de 8 weken voor de omwenteling en enkele maanden na de verandering nog eens het zelfde aantal weken. Dat 40% meedeed is voor onderzoek waarbij in het werkgedrag met sensors (!) wordt gemonitord trouwens best veel.

De bevindingen waren niet in lijn met wat de verwachtingen. In de open werkplek omgeving werd 72% minder F2F gecommuniceerd. Mail werd 56% meer gebruikt en het aantal IMs steeg met 67%. We hebben het daarbij over collega’s die het gebouw en etage delen, in een aantal gevallen zelfs aan de zelfde werkeilanden.

Omdat deze resultaten zo onverwachts waren is een tweede proef bij een ander bedrijf doorgevoerd om te zien of de eerste resultaten wel in orde waren. Bij bedrijf 2 was sprake van het slopen van de cubicles op een etage en die vervangen voor een open ruimte. Schijnbaar is dat niet voor belang voor de veranderingen van het communicatie patroon. Hier werd na de invoering van de open werkplekken tussen de 68% en 71% minder F2F gecommuniceerd. Mail nam met 25% tot 50%. Het onderzoek was iets anders van opzet omdat men de medewerkers beter beschreef. De onderzoekers keken niet naar een homogene groep, maar letten ook op geslacht, plek en rol in de teams. De bandbreedte van de verschillen is daardoor te verklaren, maar onder de streep maakt het weinig uit.

Sociaal

De verrassende conclusie na twee langer lopende onderzoeken is dat open werkplekken zeker niet bijdragen aan meer F2F communicatie. De afhankelijk van e-communicatie neemt juist veel meer toe. De sociale kanten van communicatie waren de insteek en daar zal ook vervolgonderzoek op volgen.

Shadow IT

Voor de IT sector zijn de bevindingen minstens zo interessant. Ten eerste zie je hier waarom de e-mail en IM capaciteit en behoefte alleen maar blijft toenemen. De laatste soort communicatie verklaart mede waarom er zoveel shadow IT bestaat en vage communicatietools in omloop zijn. Als je dat zelf wil tegengaan (want compliancy en overzicht) of je wordt door je klanten om advies gevraagd is het goed te weten dat de oorzaak van shadow IT of WhatsApp (en erger)  op de werkvloer het ontbreken van muren kan zijn.

(Foto: Larsinio)

About the author

Avatar

ISP Today is het Nederlandstalige platform voor de Internet Service Providers in Nederland. We presenteren nieuws van redactionele kwaliteit met relevantie voor de Nederlandse ISP community. Internet Service Providers en met name de mensen daarachter staan centraal op ISP Today.